Di dunia bisnis yang serba cepat saat ini, panggilan pelanggan yang hilang berarti kehilangan peluang. Layanan penjawab AI membantu bisnis mengelola panggilan masuk secara efisien dengan memberikan tanggapan instan, informasi yang akurat, dan perutean yang efektif. Tapi apa sebenarnya layanan penjawab AI, dan bagaimana itu bisa menguntungkan bisnis Anda?
Apa itu layanan penjawab AI?
Layanan Penjawab AI adalah sistem otomatis yang memanfaatkan kecerdasan buatan untuk menjawab panggilan telepon, berinteraksi dengan pelanggan secara alami, dan menangani berbagai tugas tanpa keterlibatan manusia langsung. Tidak seperti voicemail tradisional atau mesin penjawab, layanan AI menggunakan pemrosesan bahasa alami (NLP) dan pembelajaran mesin untuk merespons secara akurat dan segera. Untuk pemotongan yang lebih dalam, Anda dapat membiasakan diri dengan terminologi layanan penjawab AI dasar yang harus Anda ketahui sebagai bisnis Anda menavigasi vendor.
Manfaat dan mengapa Anda harus menggunakan satu untuk bisnis Anda
Ketersediaan 24/7
Layanan penjawab AI menangani panggilan kapan saja, siang atau malam. Misalnya, bisnis pipa yang menggunakan layanan penjawab AI dapat segera menanggapi panggilan darurat, meyakinkan klien dan menjadwalkan kunjungan mendesak dengan mulus.
Penghematan biaya
Jawaban AI mengurangi biaya kepegawaian dan pelatihan secara signifikan, menyediakan layanan yang efisien tanpa memerlukan personel tambahan. Bisnis telah melaporkan penghematan hingga 30% untuk biaya administrasi.
Kualifikasi timbal
AI dapat secara efektif menyaring panggilan dengan mengumpulkan informasi pelanggan yang penting dan menentukan kualitas timbal. Misalnya, resepsionis AI Kantor Medis akan dengan cepat mengidentifikasi masalah panggilan mendesak versus panggilan rutin seperti mengisi ulang resep dan mengirimkan panggilan mendesak yang sesuai.
Dukungan multibahasa
Bisnis yang melayani berbagai komunitas mendapat manfaat besar dari sistem AI multibahasa. Layanan penjawab AI dapat mengelola panggilan dalam berbagai bahasa, memperluas jangkauan pelanggan tanpa hambatan bahasa. Di mana agen layanan penjawaban langsung Spanyol adalah umum, Anda dapat memperluas ke bahasa apa pun yang Anda butuhkan menggunakan AI – seperti Mandarin atau Prancis!
Solusi yang dapat diskalakan
Skala layanan penjawab AI dengan mudah, beradaptasi dari beberapa panggilan harian ke ribuan. Fleksibilitas ini menguntungkan bisnis perusahaan yang dapat diganggu oleh peningkatan volume panggilan sporadis.
Konsistensi di seluruh lokasi
AI memastikan interaksi pelanggan yang seragam. Untuk bisnis dengan banyak cabang atau waralaba, konsistensi ini memastikan setiap pelanggan menerima pengalaman layanan berkualitas tinggi yang sama.
Bagaimana cara kerja layanan penjawab AI
FAQ Program
Semua layanan penjawab AI, bahkan layanan AI agen, membutuhkan pengguna untuk mendidik AI tentang bisnis mereka. Menggunakan AI bukan hanya pil ajaib untuk menyelesaikan semua masalah komunikasi Anda tanpa usaha. Rintangan pertama biasanya memperbarui FAQ untuk mendapatkan jawaban untuk pertanyaan yang sering diajukan, seperti tarif setelah jam atau area layanan yang dicakup, memastikan tanggapan yang cepat dan akurat.
Tambahkan jam kerja dan data perusahaan
Jika vendor AI adalah usaha kecil yang ditargetkan, hampir selalu ada pengkodean 0 yang terlibat. Itu berarti semua data yang Anda masukkan dilakukan melalui antarmuka online. Hore! Sebagian besar layanan ingin tahu kapan Anda terbuka dan data kantor lainnya (seperti alamat dan karyawan utama Anda) sehingga Anda hampir selalu dapat memasukkan jam operasional dan detail tentang bisnis kecil Anda ke dalam sistem dengan mudah.
Konfigurasikan penanganan panggilan
Tentukan panggilan mana yang harus dikelola oleh AI dan mana yang harus meningkat. Misalnya, seorang pengacara mungkin ingin panggilan klien yang ada ditangani oleh AI di mana pertanyaan baru atau kasus baru ditransfer ke orang yang hidup segera.
Menganalisis data panggilan
Sebagian besar vendor akan memberikan analitik terperinci tentang panggilan yang ditangani oleh AI dan mereka yang meningkat ke agen hidup – atau transfer jika layanan Anda tidak menyerahkan panggilan ke agen pusat panggilan sungguhan. Dengan menggunakan wawasan ini, bisnis pipa dapat memperbaiki proses dan meningkatkan efisiensi.
Ulangi dan perbaiki
Terus memperbarui dan memperbaiki konfigurasi AI berdasarkan data yang dikumpulkan, meningkatkan interaksi pelanggan dan efisiensi operasional.
Jenis Layanan Penjawab AI
Respon Suara Interaktif (IVR)
Bentuk AI yang paling sederhana, menggunakan entri keypad (DTMF) tanpa pengenalan suara. Ini dapat dianggap sebagai generasi pertama dari layanan penjawab otomatis sebelum AI – meskipun IVR apa pun sekarang kemungkinan menggunakan beberapa bentuk AI.
Benar -benar pengambilan pesan AI
AI menangkap informasi penelepon secara akurat dan meneruskan pesan tanpa intervensi manusia.
Pesan AI dengan transfer
AI menerima pesan tetapi juga mengidentifikasi panggilan mendesak atau spesifik yang membutuhkan interaksi manusia hidup dan transfer yang sesuai.
Pengaturan janji temu
Janji Jadwal Layanan Lanjutan Lanjutan atau kirim tautan penjadwalan janji temu melalui SMS untuk kenyamanan pelanggan.
AI dengan eskalasi operator langsung
Menggabungkan efisiensi AI dengan penilaian manusia dengan meningkatkan panggilan kompleks atau pelanggan yang tidak puas untuk hidup operator.
Cara Meningkatkan Layanan Penjawab AI Anda
- Perbarui FAQ secara teratur: Secara konsisten meninjau dan memperluas daftar FAQ Anda berdasarkan umpan balik dan pertanyaan penelepon.
- Pantau metrik kinerja: Lacak tingkat keberhasilan panggilan AI dan sesuaikan aliran panggilan atau aturan eskalasi yang sesuai.
- Tingkatkan skrip pelanggan: Tingkatkan skrip percakapan Anda secara teratur untuk terdengar alami dan ramah.
- Mengintegrasikan umpan balik pelanggan: Masukkan umpan balik pelanggan nyata ke dalam AI Anda untuk memastikan relevansi dan responsif.
- Melatih staf untuk eskalasi: Pastikan agen hidup Anda memahami kapan dan mengapa panggilan meningkat, menciptakan transisi yang mulus dari AI ke interaksi manusia.
Dengan merangkul layanan penjawab AI, bisnis merampingkan operasi, mengurangi biaya, dan memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa sepanjang waktu.